Kiedy poszukujemy fotografa na nasz event, jest bardzo ważne by upewnić się, że dany fotograf posiada odpowiednie doświadczenie i jest dobry w tym co robi, jednakże sprawą najważniejszą jest znalezienie fotografa, który będzie nam odpowiadał w stu procentach. Dobrym początkiem poszukiwań są rekomendacje znajomych i przyjaciół; zapytajmy ich o fotografów, z których usług oni korzystali w przeszłości oraz których wartoby polecić a następnie sporządźmy listę polecanych fotografów. Oferty usług fotograficznych na eventy można łatwo porównać, dlatego postarajmy się sporządzić jak najbardziej wyczerpującą listę ofert fotografii eventowej.
Strona internetowa każdego z wybranych fotografów udostępni wiele wartościowych informacji, dlatego dobrze jest rozpocząć porównywanie ofert właśnie od przejrzenia stron internetowych. Ten sposób pozwoli bardzo szybko wyeliminować nieodpowiednich kandydatów, ze względu na to że przykładowe zdjęcia w portfolio na każdej ze stron internetowych pomogą ustalić to, jakiego stylu fotografii poszukujemy na swój event.
Następnie można skontaktować się telefonicznie z każdym z wybranych fotografów i porozmawiać o szczegółach ich pracy na eventach. Każdy fotograf eventowy posiada swój własny styl i sposób realizacji fotografii eventowej. Można zapytać na przykład o ceny ich usług (niektórzy fotografowie mogą oferować rabaty na określoną ilość zdjęć zakupionych z góry), sposób podejścia do eventu – zdjęcia w stylu reportażowym, albo też pozowane w studio na evencie, wydruk wykonanych zdjęć jeszce podczas imprezy oraz wiele innych. Warto równiez dowiedzieć się czy dany fotograf korzysta ze sprzętu zapobiegającego utraceniu wykonanych fotografii, czy w razie potrzeby korzysta z zapasowych baterii, kart pamięci, sprzętu do prezentacji zdjęć itd. Niekiedy trzeba także upewnić się czy fotograf, który prezentuje swoje zdjęcia na stronie internetowej właściwie będzie wykonywał zdjęcia na naszym evencie; czasami jeden fotograf korzysta z usług innego, a każdy fotograf posiada własny styl wykonywania zdjęć, dlatego warto upewnić się, że to właśnie autor prezentowanych zdjęć będzie wykonywał fotografie na naszym evencie.
